Beleidsplan Stichting Projectfonds Vrijescholen Limburg (PVL) 2022 – 2024.

1. Achtergrond ontstaan en doelstelling PVL.

Stichting Vrienden van Vrijeschoolonderwijs Limburg (VVL) krijgt gelden van donateurs om het onderwijs op het Bernard Lievegoed College (BLC) in Maastricht en de Vrijeschool Parkstad (VSP) – beide vo-scholen- te verrijken met typisch vrijeschool vakken, zoals smeden, houtbewerken, kunst- en dramalessen en dit alles in halve klassen.

Sinds 2015 kreeg de VVL daarnaast in toenemende mate het verzoek om incidentele activiteiten en projecten die vanuit of met een van de scholen werden georganiseerd (mede) te financieren. Sommige van die projecten heeft de VVL vanuit het beperkte vermogen dat zij aanhield als buffer voor onvoorziene uitgaven gefinancierd. De VVL had hier echter geen beleid voor ontwikkeld. Aangezien duidelijk werd dat de behoefte aan dergelijke financiële ondersteuning vrijwel zeker zou toenemen begon de noodzaak te ontstaan om een duidelijk standpunt in te nemen of dergelijke sponsoring past binnen de werkzaamheden van de VVL en zo ja, onder welke voorwaarden een en ander dan zou dienen te geschieden en vervolgens dit in beleid vast te leggen.

Ongeveer tegelijkertijd was er een andere ontwikkeling die eveneens actie van het VVL-bestuur noodzakelijk maakte. Dat betrof het opgebouwde en geoormerkte vermogen van de VVL. Een klein deel van de gelden die de VVL jaarlijks van donateurs ontving werd sinds de oprichting in 2004 gereserveerd voor de gewenste nieuwbouw van het BLC. Doel was om met dit vermogen deze nieuwbouw te verrijken, zodat het gebouw meer aan de eisen zou voldoen die idealiter aan een schoolgebouw voor een vrijeschool worden gesteld. Een en ander in het besef dat het ideale vrijeschoolgebouw aanzienlijk groter en uitgebreider is dan de gebouwen die gebouwd kunnen worden met het beschikbare budget dat de overheid voor de bouw van scholen beschikbaar heeft. In 2019 werd echter duidelijk - mede als gevolg van een beleidswijziging van Stichting LVO waar het BLC onderdeel van is – dat niet meer te verwachten is dat binnen de volgende vijf tot tien jaar het BLC zou gaan verhuizen. Het nog langer aanhouden van het vermogen voor deze eventuele bestemming achtte het VVL-bestuur niet meer verantwoord, zodat daaraan een nieuwe bestemming gegeven diende te worden.

Na ampel beraad en onderzoek en in overleg met de leiding van de betrokken scholen werd gekozen om voorgaande ontwikkelingen te combineren en met het gereserveerde vermogen voornoemde incidentele projecten en activiteiten te gaan financieren die door één van beide scholen worden uitgevoerd. Om voor financiering in aanmerking te komen dient het onderwerp van een project verder typerend te zijn voor vrijeschoolonderwijs, bijvoorbeeld kunst, cultuur, duurzaamheid, sociale cohesie, duurzame landbouw, milieu et cetera, zodat het project ook de (lokale) samenleving ten goede zou komen.

De aard van de op deze wijze te sponsoren activiteiten verschilde echter wezenlijk van de hoofdactiviteit van de VVL: zijnde het ondersteunen van voornoemde scholen om het onderwijs zélf te verbeteren. De scholen gebruiken het geld dat zij van de VVL ontvangen om ongesubsidieerde vrijeschool vakken (kunst, smeden, houtbewerken, textiele vormen, drama) mogelijk te maken, docenten in het vrijeschoolonderwijs op te leiden en te coachen en om de extra kosten te dekken die verbonden zijn aan het splitsen van de klassen voor de typische vrijeschool vakken. Zo wordt dit ook aan de donateurs van de VVL gecommuniceerd en dat is dan ook de belangrijkste reden dat donateurs aan de VVL willen schenken.

De nieuwe bestemming van het vermogen betrof echt een heel andere aanwending: niet het onderwijs zelf wordt immers gesponsord, maar activiteiten die de school, een docent en/of ouders en/of leerlingen willen ontplooien. En wel met name activiteiten die vanwege het gebrek aan gelden niet mogelijk zijn omdat er externe kosten gemaakt moeten worden die de school zelf niet beschikbaar heeft. Bijvoorbeeld een theater voorstelling, waarvoor een regisseur ingehuurd en een zaal afgehuurd moet worden of een kunstproject waarvoor materiaal en de begeleiding van een externe kunstenaar betaald moet worden.

Het bestuur van de VVL concludeerde dat niet was te overzien wat dit voor gevolgen zou hebben voor de schenkingsbereidheid van donateurs van de VVL als de VVL deze sponsortaken zelf uit zou gaan voeren en dat het niet uit te sluiten was dat in dat geval die bereidheid af zou nemen. Omdat de schenkingen aan de scholen voor de scholen essentieel zijn om een volwaardig vrijeschoolonderwijs aan te kunnen bieden – en er ook meerdere vakdocenten van afhankelijk zijn - achtte het VVL-bestuur het dan ook niet verantwoord om risico’s te nemen en om die reden werd besloten deze taak in een nieuwe stichting – de PVL – onder te brengen.

De VVL blijft in de toekomst het onderwijs op de scholen zélf steunen zodat het met name mogelijk is voor de scholen om bijvoorbeeld extra vakdocenten in dienst te nemen en docenten op te leiden. De PVL zal daarnaast zich limitatief toeleggen op sponsoring van incidentele projecten en activiteiten. Om dit mogelijk te maken heeft de VVL het geoormerkte vermogen geschonken aan de PVL. De VVL zal daarna geen incidentele projecten meer ondersteunen.

2. Financieel en administratief beheer, verantwoording, behoud en aanwas vermogen.

Het vermogen van de PVL bestaat bij de oprichting uit het vermogen dat door de VVL aan de PVL is geschonken, zijnde een bedrag van € 550.000,=. Het primaire doel dat het bestuur zich stelt voor wat betreft het beheer is om het vermogen zo min mogelijk te laten slinken als gevolg van negatieve rente en ernaar te streven het op enigerlei wijze te laten renderen, met dien verstande dat de risico’s zo minimaal mogelijk dienen te zijn en eventuele beleggingen niet in strijd mogen zijn met de beginselen van het vrijeschool onderwijs. Het valt echter niet uit te sluiten dat – als het bestuur van oordeel is dat aan beleggingen een te groot risico verbonden is – er rekening mee moet worden gehouden dat er kosten betaald moeten worden om het vermogen in de vorm van een banktegoed aan te houden.

Tevens zal het bestuur de komende jaren gaan onderzoeken op welke wijze extra middelen door middel van donaties gegenereerd kunnen worden, maar dit heeft geen prioriteit.
Het bestuur zal jaarlijks achteraf openbaar verantwoording afleggen over de financieren en de uitgevoerde activiteiten door middel van publicatie van de jaarrekening, balans met een toelichting op de website van de stichting die voor iedereen toegankelijk is. De voorwaarden die de belastingdienst stelt aan het verkrijgen en behouden van de ANBI-status dienen daarbij in ieder geval volledig nageleefd te worden. Statutair zijn er geen beperkingen aan de hoogte van de van de in totaal jaarlijks uit te keren gelden, doch het bestuur kan wel besluiten tot het instellen van een maximum, indien zij van oordeel is dat zulks de doelstellingen van de stichting ten goede komt.

Besloten wordt dat de financiële en project c.q. schenkingsadministratie volledig online zal geschieden en er geen papieren administratie zal worden aangehouden. Tevens streeft het bestuur ernaar om vergaderingen en onderling overleg zoveel mogelijk middels beeldbellen plaats te laten vinden. Verder kunnen derden enkel contact opnemen met het bestuur door middel van (papieren) post of door email aan het bestuur. De PVL en het bestuur zijn niet telefonisch bereikbaar. Enerzijds aangezien de bestuurstaken vrijwillig en als nevenfunctie worden uitgevoerd, anderzijds omdat de stichting verder geen fysiek kantoor met medewerkers heeft. Indien bij een bestaand contact er toch telefonisch contact noodzakelijk of wenselijk is, kan het bestuur besluiten dit middels de privé-telefoonnummer van een bestuurslid te laten verlopen. Aangezien automatisering en internet een cruciale rol speelt in de (financiële) administratie, dient het bestuur er wel op toe te zien en te faciliteren dat er zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van beveiligingen in de vorm van virusscanner etc. en zo modern mogelijke apparatuur.

3. Bestuur.

Het bestuur van de stichting stelt een regelement op, waarin onder andere de werkwijze van het bestuur en de wenselijke samenstelling voor wat betreft achtergrond en ervaring van de bestuursleden wordt uitgewerkt en voorts alle zaken die niet reeds in de statuten zijn geregeld. In eerste instantie is er voor gekozen om de huidige bestuursleden van de VVL te benoemen als bestuurslid van de PVL, met name om ervoor te zorgen dat een beleid wordt ontwikkeld dat garandeert dat de activiteiten van beide stichtingen niet zullen overlappen. Teneinde de continuïteit te garanderen, zal het bestuur een rooster maken van aftreden van bestuursleden, waarbij het aflopen van de benoemingstermijnen van de individuele bestuursleden niet samenloopt. In ieder geval dienen bestuursleden te allen tijde een aantoonbare affiniteit hebben met vrijeschoolonderwijs.

De bestuursfunctie is voorts te allen tijde onbezoldigd. Een bestuurslid kan wel een vrijwilligersvergoeding ontvangen voor zijn inzet die maximaal het bedrag mag zijn dat de belastingdienst als vrijwilligersvergoeding aanmerkt en die voorts dient te voldoen aan de eisen die de belastingdienst hieraan stelt in het kader van de ANBI-status van de stichting.

4. Voornaamste materiële criteria van in aanmerking komende projecten.

Het bestuur dient de materiële criteria waaraan project dient te voldoen om in aanmerking te komen voor subsidie verder uit te werken in zo specifiek mogelijke richtlijnen, waarbij de twee belangrijkste criteria (die ook statutair zijn vastgelegd) zijn:

• er dient een link te zijn met óf het BLC óf de VSP, waarbij in beginsel (ex)docenten, (ex)leerlingen en hun ouders betrokken zijn. En in ieder geval dat bij de communicatie naar de buitenwereld over het project de naam van de school te worden vermeld;

• de projecten en activiteiten dienen zich te richten op terreinen die binnen het vrijeschoolonderwijs speciale aandacht krijgen, zoals kunst, cultuur, duurzaamheid, recreatie, ambacht, welzijn, educatie, milieu ect.

  Daarnaast dient het bestuur te onderzoeken of nadere criteria wenselijk of noodzakelijk zijn.
  Het bestuur kan besluiten om – al dan niet periodiek – activiteiten met een bepaald thema’s voorrang te geven ten opzichte van andere onderwerpen, in het geval er zo veel aanvragen komen dat een keuze gemaakt dient te worden. Indien het bestuur hiertoe overgaat, kan dit slechts nadat hiervoor door het bestuur een beleid is geformuleerd en gepubliceerd.

5. Uitvoering.

Het bestuur stelt richtlijnen op voor de formele criteria waar een voor subsidie in aanmerking komend project dient te voldoen, onder andere:

• welke kosten wel en welke niet in aanmerking komen voor subsidie,

• of er een maximum bedrag per project gehonoreerd kan worden en zo ja, hoeveel,

• of er een maximum is dat de stichting jaarlijks aan subsidie uit mag keren en zo ja, hoeveel,

• op welke wijze en wanneer een aanvraag ingediend moet worden,

• op welke termijn het bestuur een beslissing neemt op een aanvraag,

• hoe toegezegde gelden uitgekeerd worden,

• welke documenten, facturen etc. overlegd dienen te worden alvorens tot betaling wordt

  overgegaan.
  Deze informatie dient in ieder geval op de website van de stichting te worden gepubliceerd. Uitgangspunt is daarbij wel dat alle uitgekeerde subsidies
  Daarnaast dient het bestuur een plan op te stellen hoe het bestaan van het fonds en de mogelijkheden onder de aandacht van de doelgroep gebracht kan worden.

  6. Publiciteit.

  Hoewel de stichting reeds op grond van de verplichtingen die aan de ANBI-status zijn verbonden openbaar verslag moet uitbrengen haar activiteiten (op een openbare site op internet), zal het bestuur een uitgebreider beleid inzake publiciteit formuleren. Daarbij dient aandacht besteed te worden aan hoe het fonds kenbaar wordt gemaakt aan de doelgroep voor wie het bestemd is, maar ook aan hoe informatie vorm gegeven dient te worden om potentiële donateurs te werven.

7. Evaluatie en aanpassing beleidsplan.

Uiterlijk twee jaar na aanvang van de activiteiten van de stichting dient het bestuur een evaluatie uit te voeren over de gang van zaken tot op dat moment, een en ander afgezet tegen onderhavig beleidsplan. Op basis van die evaluatie dient het bestuur een nieuw meerjaren beleidsplan op te stellen. Indien tussentijdse ontwikkelingen dit noodzakelijk of wenselijk maken, kan het bestuur ook eerder het beleidsplan aanpassen. Bijvoorbeeld in het geval de belastingdienst de eisen aan ANBI-instellingen zodanig wijzigt dat de PVL haar doelstelling en/of werkwijze dient aan te passen om in aanmerking te blijven komen voor het behouden van de ANBI-status.